Como Produzir Mais Gastando Menos Energia e Tempo

É muito comum as pessoas reclamarem da “Falta de Tempo” para executarem suas tarefas diárias devido a enorme carga de tarefas que têm e não saberem usar o tempo corretamente.

Ocorre que, quando as pessoas aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo quando ingressam de alguma forma em outra função, profissão, são sempre instruídas sobre “o que fazer”, sendo ignorado o modo “como fazer” o trabalho, principalmente quanto aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia.

Não basta ser especialista no que se faz, é preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.

O Tempo é uma das coisas mais indefiníveis e paradoxais: o passado já se foi, o futuro ainda não chegou, e o presente se torna passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo, é como se fosse um relâmpago, um instante existe e se  extingue. Na maioria dos casos, a análise revela que, com alguns ajustes, a pessoa poderá produzir muito mais com menor dispêndio de esforços.

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Administração do Tempo

A Administração do Tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. Sua boa administração  é,  provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como o utilizamos, do que nos satisfaz e do que desejamos mudar.

“ O tempo uma vez gasto, nunca será recuperado e ele tem duração igual para todos.”

A primeira medida para melhorar a sua utilização, é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando ele é registrado, numa tabela, o resultado é surpreendente para estas pessoas.

Algumas situações comuns observadas quando colocado  numa tabela:

  • Decisões sobre assuntos importantes;
  • Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
  • Períodos de interrupções constantes;
  • Concentração em assuntos poucos importantes;
  • Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
  • Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
  • Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para avaliar a utilização, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Para identificar com precisão como você o ocupa, faça uma agenda, dimensionando  exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlá-lo  se não sabemos como estamos utilizando-o. Geralmente somos levados a achar que sabemos como o utilizamos, mas nem sempre isso é verdade.

O princípio básico para melhor utilizá-lo, é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis.

Avaliar a forma como o utilizamos é o primeiro passo que devemos dar, e após isso, questionar: Os resultados seriam melhores se eu passasse a utilizá-lo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais frequência e eficiência?

A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.

Estabeleça Prazos Para Conclusão de Tarefas

Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para a conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.

“O tempo é o bem mais precioso que temos na vida e depois de gasto, é impossível ser recuperado.”

Evite  a Procrastinação

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O adiamento ou procrastinação provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o “Faça Agora” será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

A maioria das pessoas é muito inteligente,  até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho muito tempo” é uma desculpa comum. “Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei.” “Não é tão importante.” A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída  é grande.

Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder da sua mente, e não em desculpas inteligentes.

  1. Faça agora e fará uma vez somente. Não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja.
  2. Clareie a sua mente. Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.
  3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos. Caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo.
  4. Diminua as interrupções desnecessárias, isso o ajudará a ser mais produtivo.
  5. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.
  6. Comece a operar visando o futuro e não o passado. Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se.
  7. Pare de se preocupar. O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa.
  8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade, e traz mais autoconfiança e realização.

Siga Regras Para Administrar Seu Tempo

Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor administrar meu tempo?

A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para análise.

Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:

Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana.

Faça um resumo dos resultados. Veja  quanto  você  o gastou em assuntos realmente importantes, quanto foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.

Estabeleça Prioridades

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Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus objetivos?  Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e fique mais livre para assuntos importantes.

Para economizá-lo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:

Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os itens B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A.

Para administrar eficazmente o seu tempo, basta fazer uma revisão nos antigos conceitos. Com o acréscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em poderosas diretrizes gerenciais. Eis a versão revisada:

  1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente; então, estabeleça prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas tarefas até que os itens programados estejam executados.
  2. Cuide primeiro dos assuntos importantes; estes devem sempre prevalecer sobre aqueles que meramente parecem urgentes.
  3. Distribua sua carga de trabalho proporcionalmente de acordo com a importância dos assuntos que você tem à mão.

Estas mudanças, aparentemente sutis, transformam antigos conceitos em regras altamente eficazes. Siga estas diretrizes e você se tornará mais eficaz – produzindo mais em menos tempo

Aprenda a Delegar

A delegação determina em grande parte a sua eficácia como executivo, gerente ou supervisor. A qualidade do seu trabalho também depende de sua capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer, multiplicará a sua produtividade.

Quanto mais cedo detectar, no seu processo de planejamento, a sobrecarga de trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será corrigindo o problema. Não espere fazer tudo sozinho.

Talvez você se desgaste muito tentando dominar algo em que não é muito bom. Delegar, apropriadamente, à pessoa certa, com experiência adequada, é uma das habilidades executivas mais importantes. Quando você delega, está designando uma tarefa a uma pessoa e a autoridade para executá-la, mesmo que não transfira a sua responsabilidade pessoal, que continua com você.

A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada (menos ocupada), porque provavelmente continuará a não fazer.

A delegação consiste na escolha da pessoa adequada para a execução da tarefa, informando-a com clareza sobre o trabalho a ser feito e dar-lhe o tempo necessário para a realização do mesmo.

Atribuir novas responsabilidades e dar crédito às pessoas não faz com que o delegante perca o seu posto, mas sim possa ser visto como um bom organizador, além de dar oportunidade ao subalterno de mostrar sua capacidade de administrar e gerar  resultados positivos.

Combata a Tirania da Urgência

A tirania da urgência reside na sua distorção de prioridades – pelo sutil disfarce  de projetos menores com status maior, comumente sob a máscara de “crise”.

Assuntos importantes são aqueles que são relevantes em termos de nossos objetivos.

Urgências são caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante.

“ O que é que eu realmente consegui fazer hoje?”, quando, no fundo, você já sabe qual é a resposta. Como é que pode acontecer esse fenômeno?

É porque nos deixamos ser controlados pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para objetivos em mira.

Peter Drucker fala que:  “Não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado”.

O importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a elaboração da tarefa, executando, em primeiro lugar, aquela tarefa que produzir mais resultados ou consequências.

  • Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for atribuído;
  • Aceitar que outras pessoas podem ser tão competentes quanto você e, portanto, têm capacidade de executar tarefas que “só você sabe fazer”;
  • Manter-se no ataque;
  • Concentrar-se naqueles itens que realmente são importantes;
  • Delegar;
  • Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas durante períodos pré-determinados;
  • Começar seu dia sempre pela execução das tarefas mais importantes.

O combate às URGÊNCIAS é fundamental para a concentração  nas IMPORTÂNCIAS.

O que é inesperado não é necessariamente importante! Diante do inesperado, resista à tentação de execução imediata, procurando antes identificar a importância/urgência da tarefa.

Faça um Planejamento das Tarefas

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Um planejamento permite obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos.

Em primeiro lugar, cria-se um planejamento mensal onde aparecerão todas as tarefas, semana a semana a serem desenvolvidas no mês.

A partir daí, cria-se um planejamento semanal, voltado para as atividades principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservados para execução. Da mesma maneira  chega-se, por fim, ao planejamento diário.

Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada projeto em etapas, constituindo tarefas menores. Define quem as executará e quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento.

Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus planos, metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.

Conclusão

Como você deve ter percebido, para que se consiga uma melhor administração do tempo, é preciso que haja algumas mudanças em nosso modo de pensar e agir.

Uma das primeiras coisas a fazer é traçar nossos objetivos, nossas metas, elaborando um planejamento bem estruturado, seguindo de preferência, o modelo SMART.

Sabe-se que toda mudança traz alguns desconfortos, mas à medida que ela vai  sendo implantada gradativamente, começa-se a perceber os resultados  pelo aumento da produtividade,  de forma efetiva e eficaz.

Mas para que isso ocorra, sempre é bom lembrar, devemos promover uma transformação em nós mesmos, a fim de adaptarmo-nos a uma nova realidade.

Darwin dizia: “ Não as espécies mais fortes ou mais inteligentes que sobrevivem, e sim, as que melhor se adaptam às circunstâncias.”

Portanto, agora é com você, faça uma reflexão, reveja sua maneira de pensar e  agir e faça sua transformação, reinvente-se!

 

 

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Helio Aragão

Empreendedor digital, graduado em Processos Gerenciais, grande entusiasta do empreendedorismo e do marketing digital e suas tecnologias.

Website: https://empreendedoresclarecido.com.br/

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