Diagnóstico Organizacional: A Saúde Empresarial

O Diagnóstico Organizacional  é indispensável para uma gestão que tem como meta melhorar a performance da empresa e alcançar resultados cada vez mais positivos.

O mundo  em constante evolução  mostra que as mudanças nunca terminam e que esse ciclo leva as organizações a se reciclarem e desenvolverem práticas gerencias  que garantam sua sobrevivência.

Normalmente  as mudanças organizacionais ocorrem em momentos de crise e as empresas, após perceberem o fracasso, buscam  no Diagnóstico Organizacional, uma solução rápida para enfrentar o problema. Para se realizar uma mudança organizacional interna é preciso muita cautela e um diagnóstico muito bem elaborado.

Diagnóstico Organizacional

Diagnóstico Organizacional

Falando dessa forma, administrar uma organização parece uma coisa simples, agradável e fácil.  Porém, administrar é muito mais difícil do que a maioria das pessoas imagina, pois não é um ato natural. Administrar é mediar ou interferir para garantir que as coisas tomem o rumo que se deseja, ou seja, o rumo certo.

Sendo assim, administrar é inerente ao ser humano e  todas as empresas grandes ou pequenas, sejam formais ou informais necessitam ter uma administração que produza bons resultados.

Mesmo a empresa obtendo bons resultados, sempre há como melhorar em alguma coisa. Dessa forma, as decisões poderão ser de superar as expectativas, porque poderão melhorar os resultados de uma empresa lucrativa, além de auxiliar na  definição de diretrizes, alinhadas aos objetivos de um bom  planejamento estratégico.

O Que é Diagnóstico Organizacional?

O Diagnóstico Organizacional é um método que leva as empresas a desenvolverem um programa de mudanças para melhorar a sua capacidade de enfrentamento das adversidades.

Tem como objetivo principal avaliar a capacidade de maximizar o potencial do capital humano e subsidiar os executivos na tomada de decisão a partir de uma avaliação minuciosa da organização, levando-se em consideração os ambientes organizacionais internos e externos, elaborando planos de ações e/ou implementando projetos de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

Assim, pode-se afirmar que, o Diagnóstico Organizacional é uma ferramenta essencial na administração estratégica para o desenvolvimento e crescimento da organização em um  ambiente altamente competitivo.

O Diagnóstico Organizacional  é um instrumento  indispensável de gestão, uma técnica gerencial de primeira ordem, ainda que a empresa apresente resultados satisfatórios.

O Diagnóstico Organizacional é o único instrumento que apresenta uma visão global e dinâmica da empresa e que define um roteiro geral do processo de decisão. Trata-se de um procedimento que habilita o empresário a obter uma visão clara, simples e precisa do conjunto do seu negócio.

Não se adota aqui soluções já prontas, empacotadas ou  milagrosas. Para chegar a apontar diretrizes, o diagnóstico prevê uma abordagem direta, profunda e eficaz, adequada ao objetivo a ser alcançado.

Na realização do Diagnóstico Organizacional, são utilizadas algumas ferramentas auxiliares  para a coleta de dados, com a finalidade de conhecer a real situação da empresa.

Na utilização dessas ferramentas é necessário que o consultor tenha bom conhecimento das mesmas  para a obtenção de um resultado satisfatório e  confiável.

Condições  para se realizar o Diagnóstico Organizacional

Para a realização de um diagnóstico organizacional,  é preciso que haja total apoio da alta administração da organização, eleger uma equipe responsável, levando-se em conta sua disponibilidade apoiada em um líder com capacidade de integrar toda a equipe em busca dos objetivos do que se deseja realizar.

Quando a alta administração aprova a elaboração de um Diagnóstico Organizacional, ela espera que o resultado indique um caminho para melhorar o desempenho dos processos críticos ao negócio empresarial.

Na pior das hipóteses, espera-se que haja informações suficientes para uma tomada de decisão com base em um raio-X  da organização, detectado através das ferramentas utilizadas para identificar os pontos que precisam ser corrigidos e melhorados.

Apesar de o foco do diagnóstico organizacional  ser avaliar processo, na maioria dos casos, o problema pode estar nas pessoas e não nos processos. Então é preciso que a liderança esteja pronta para agir de forma assertiva, pois dependendo da ação pode até piorar a situação e o problema se tornar maior.

A avaliação do diagnóstico organizacional é que irá determinar, de forma precisa, quais as falhas relevantes da organização, seja em processos ou pessoas. Também temos que levar em consideração algumas perguntas importantes que podem direcionar a realização do diagnóstico, como por exemplo:

– A empresa está bem?

– Existe algum problema?

– As coisas poderiam estar melhores?

– Qual a expectativa do empresário com o resultado do diagnóstico?

– Qual o grau de complexidade dos processos ou projetos da empresa?

– Intervenções visando modificar certas atividades serão rentáveis à curto prazo?

– E quanto à longo prazo, o que fazer?

– O clima da empresa admite tal intervenção?

– Qual é o mercado atuante?

– Qual é a situação da concorrência?

Com as respostas aos levantamentos efetuados, fica mais fácil traçar metas, objetivos, ações e prazos de execução. Antes, porém, são imprescindíveis a análise e a confirmação das informações levantadas e das falhas identificadas.

Análise do Diagnóstico Organizacional

Assim que o Diagnóstico Organizacional tenha sido elaborado, é importante confirmar se está correto analisando cada item abordado e imediatamente tomar ações que visem corrigir o que não vai bem.

Com um Diagnóstico Organizacional nas mãos, mostrando a situação da empresa, o melhor caminho a tomar é fazer com que as falhas sejam corrigidas de forma a melhorar o desempenho da organização.

É de fundamental importância que haja vontade por parte da alta administração para se promover as mudanças necessárias. A base operacional observa a ação e a reação da alta administração diante dos problemas que se apresentam e como um exemplo fala mais alto que mil palavras, a equipe sempre vai refletir a liderança.

O desempenho da equipe é o espelho da liderança, por isso repetimos sempre, sem medo de errar, a chave do sucesso ou do fracasso está nas pessoas, mas quem dá o tom é quem está à frente: o comandante, o líder.

Análise do Diagnóstico Organizacional

Diagnóstico Organizacional

Outra atitude sábia da alta administração é saber que as ideias mais criativas e inovadoras, na maioria das vezes, vêm das pessoas que executam o trabalho e por isso deve-se ouvir os trabalhadores e dar oportunidade a eles de se expressarem livremente sem a interferência de uma chefia que oprime e esconde os talentos que existem na operação.

Os trabalhadores quando se sentem valorizados e ouvidos, são mais comprometidos para executar as ações que solucionarão um problema.

Ferramentas de Auxilio ao Diagnóstico Organizacional

Para a realização de um diagnóstico organizacional em uma empresa, algumas ferramentas podem ser utilizadas, aplicando-as conforme a necessidade e as características da empresa.

A definição de qual ferramenta ou método utilizar vai depender do diagnóstico que a empresa deseja. Na maioria dos casos, muitas e variadas ferramentas são utilizadas. A variação de métodos e ferramentas dá uma garantia a mais da lisura e veracidade das informações.

As  ferramentas clássicas mais utilizadas para auxiliar os consultores externos e internos a realizarem um Diagnóstico Organizacional, são as seguintes:

 

– Análise SWOT;

– Entrevistas;

– Revisão de literatura;

– Aplicação de questionário;

– Observação pessoal ou evidência objetiva e

– Plano de ação (5W2H).

Análise SWOT

A Análise SWOT é uma ferramenta muito utilizada para fazer análise de cenário e é muito eficaz na identificação de como anda o ambiente organizacional, seja o ambiente interno ou externo.

A base para a formatação do planejamento estratégico, geralmente vem do resultado dos ambientes através da SWOT (ou análise de ambiente). Como é uma ferramenta bem simples de ser utilizada, ela se torna muito útil para outros tipos de análise, inclusive a que diz respeito ao diagnóstico organizacional que as consultorias fazem para fornecer à alta administração a orientação para solução de problemas.

Análise SWOT  também serve para orientar a empresa na melhor administração de suas capacidades e recursos, desde que os administradores considerem as informações relevantes à gestão empresarial.

A Análise  SWOT  tem sido muito utilizada para avaliação de cenários, na elaboração do Planejamento Estratégico Empresarial, sendo comprovada a  sua eficácia como ferramenta que indica os pontos fortes e os pontos fracos, as ameaças e as oportunidades que se apresentam no cenário empresarial.

Detectadas todas as informações, chega o momento de neutralizar as ameaças, aproveitar as oportunidades, minimizar os pontos fracos e focar nos pontos fortes para alavancar a organização.

Segundo Tarapanoff (2001), a ideia da análise SWOT já era utilizada há mais de três mil anos quando cita um conselho de Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças” (SUN TZU, 500 a.C.).

Em todo início de diagnóstico primeiro se faz uma análise SWOT.  A palavra SWOT vem do inglês e representa as iniciais das palavras:

Strenghts – forças;

Weaknesses – fraquezas;

Opportunities – oportunidades;

Threats – ameaças.

Não há registro sobre a criação dessa metodologia de análise, mas historiadores citam dois professores de Harvard Business School. Kenneth Andrews e Roland Christensen, como idealizadores da análise SWOT, que avalia a organização segundo esses quatro princípios que se dividem  em duas partes:

Análise SWOT

Análise SWOT

A primeira parte avalia o ambiente interno da organização, quando são analisados os pontos fortes (FORÇAS) e os pontos fracos (FRAQUEZAS). A segunda parte avalia o ambiente externo da empresa, quando são analisadas as AMEAÇAS e as OPORTUNIDADES.

Depois de realizada a análise dos dois ambientes, ela irá demonstrar a atual situação da empresa, possibilitando desenvolver ações com objetivos de aproveitar as oportunidades existentes e minimizar as ameças, sempre avaliando o Fator Crítico de Sucesso.

Esse modelo pode ser usado regularmente para avaliação da organização, pois o mercado altera-se constantemente impactando em mudanças nos processos.

O hábito de usar essa ferramenta pode fazer toda a diferença para a empresa, visto que ao avaliar as forças e as fraquezas, as ameaças e as oportunidades, poderá blindar a organização com ações que realmente irão refletir em um resultado positivo para todos.

Entrevista

A entrevista é uma forma de se levantar informações através de questionamentos diretos com as pessoas. É muito eficiente para levantar dados que não estejam formalmente definidos na organização e que estejam no conhecimento dos colaboradores, principalmente dados históricos para que se possa entender o desenvolvimento do problema e, muitas vezes, tentar buscar a sua origem.

Vale ressaltar que nessa fase de contato com os colaboradores é importante estabelecer um vínculo de confiança que certamente possibilitará que as informações serão as que realmente vão permitir um diagnóstico fidedigno e coerente.

Revisão de literatura

A revisão de literatura é uma importante forma de ser obter dados formais da organização, principalmente relacionados a Instruções de Trabalho, Manual de Qualidade, Procedimentos  de Qualidade, Procedimentos Operacionais Padrão e Normas Institucionalizadas.

A revisão de literatura também contempla a revisão de relatórios ou diagnósticos  que já tenham sido realizados anteriormente ou ainda dados que estejam sistematizados e possam ser relevantes para a análise.

Em muitos casos, nesses documentos constam ações que deixaram de ser operacionalizadas e culminaram  em um problema maior pela não execução delas. É possível que o consultor descubra, nessa consulta aos registros da organização, que a falha maior está justamente na falta de comando por parte da alta administração.

Aplicação de questionário

Da mesma forma que a entrevista, o questionário é um instrumento muito útil para levantamento de informações e abrange o maior número de pessoas. A diferença é que o questionário possibilita o anonimato durante as respostas, a fim de que se evite constrangimento entre colaboradores e  possíveis situações de perseguição.

Com o anonimato, os colaboradores não hesitarão em colocar respostas sinceras, pois se sentirão seguros em relação a sua integridade.

É a ferramenta mais fácil de ser utilizada porque a sua aplicação não causa grandes impactos junto aos colaboradores. Dá mais trabalho para ser compilado, mas o resultado final pode ser surpreendente, já que as respostas são sinceras e realmente retrata a realidade da organização.

Observação pessoal ou evidência objetiva

Essa técnica é comumente utilizada para se levantar detalhes técnico-operacionais dentro da organização, onde um observador acompanha as atividades laborais dos funcionários, anotando todos os detalhes que julgue importante.

Como o acompanhamento é realizado diretamente no ambiente de trabalho, observar normas de segurança do local e esclarecer ao funcionário observado os motivos da observação e jamais influenciar nos processos realizados pelo funcionário observado.

Plano de ação (5W2H)

Por ser considerada uma ferramenta simples de aplicação, ela acaba sendo desprezada pelos profissionais e só é lembrada na hora da cobrança das implantações das ações.

O plano de ação é um documento criado para organizar as ações que devem ser realizadas com a finalidade de sanar as deficiências apontadas pela análise do diagnóstico.

Nesse plano constam todas as ações listadas em ordem cronológica de execução, o responsável pela execução, como também informações necessárias como prazos, recursos necessários claramente definidos, não deixando margem de dúvidas para seus executores.

Para facilitar a elaboração do plano de ação, utilizamos uma técnica muito comum que serve como roteiro básico denominado 5W2H. A origem do nome 5W2H deriva de algumas palavras chaves em inglês, que auxiliam sua elaboração fazendo com que todas as informações necessárias estejam presentes no plano de ação.

Plano de Ação - 5W2H

Plano de Ação – 5W2H

No modelo de plano de ação abaixo foi acrescentada a coluna de STATUS, que ao preencher será possível avaliar a situação da ação.

WHAT?, que significa O QUÊ?

WHO?, que significa QUEM?

WHEN?, que significa QUANDO?

WHERE?, que significa ONDE?

WHY?, que significa POR QUÊ?

HOW?, que significa COMO?

HOW MUCH?, que significa QUANTO CUSTA?

STATUS? Situação atual da ação: EXE executado; AND andamento; CAN cancelado; ATR atrasado.

Nesta técnica, pode-se afirmar que todas as informações necessárias para a execução das ações estão disponíveis, pois quando se responde a cada um dos itens do plano de ação, monta-se um procedimento que servirá de regra para sanar a deficiência que se busca atender ou eliminar.

Conclusão

Portanto, a organização que deseja se manter de forma competitiva e lucrativa no mercado, precisa estar com suas diretrizes, metas, estratégias e planos de ação bem estruturados para que possa se sobressair diante da concorrência, e é nesse contexto que o Diagnóstico Organizacional entra como peça fundamental para atingir tais objetivos.

Em resumo, podemos afirmar que o diagnóstico organizacional é uma radiografia computadorizada do empreendimento.

Nele vão aparecer todas as deficiências, os males, as eficiências, os acertos, e os excessos que ocorrem, possibilitando ao avaliador a tomada de decisão do que está ocorrendo na organização para posterior análise e elaboração de sugestão para soluções.

Toda empresa deveria fazer um Diagnóstico Organizacional pelo menos uma vez por ano para estar sempre atenta aos pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaças, que sempre existirão no mundo dos negócios e dessa forma fazer as devidas correções antes que os problemas alcancem  um nível mais elevado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Helio Aragão

Empreendedor digital, graduado em Processos Gerenciais, grande entusiasta do empreendedorismo e do marketing digital e suas tecnologias.

Website: https://empreendedoresclarecido.com.br/

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